Ein großer Teil dessen, was in der Steuererklärung Geld bringt, braucht keine einzige Rechnung. Die Pendlerpauschale fragt nicht nach Tankquittungen, die Homeoffice-Pauschale nicht nach Stromkosten. Gleichzeitig gibt es Posten, bei denen das Finanzamt ohne den richtigen Beleg gar nichts anerkennt, auch wenn die Kosten unstrittig sind.
Dieser Artikel sortiert, was du ohne Nachweis eintragen kannst, wo eine Schätzung oder ein Kontoauszug reicht und wo du Rechnung und Überweisung brauchst. Die Unterschiede sind wichtig, denn hinter ähnlich klingenden Begriffen stecken sehr verschiedene Rechtsgrundlagen.
Drei Arten von „ohne Beleg“
Wenn von Pauschalen die Rede ist, sind drei verschiedene Dinge gemeint:
| Art | Rechtsgrundlage | Was du tun musst | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Pauschbetrag | Gesetz | nichts, wird automatisch angesetzt | Arbeitnehmer-Pauschbetrag 1.230 € |
| Pauschale statt Einzelnachweis | Gesetz oder BMF-Schreiben | Angaben machen (Tage, Kilometer), keine Kostenbelege | Pendlerpauschale, Homeoffice-Pauschale |
| Nichtbeanstandungs- oder Nichtaufgriffsgrenze | Verwaltungspraxis, teils nur intern | kleine Beträge ohne Beleg, kein Anspruch | 16 € Kontoführung, 110 € Arbeitsmittel |
Ein Pauschbetrag kann dir nicht genommen werden. Bei einer Pauschale musst du die Voraussetzungen glaubhaft machen können, also etwa, an wie vielen Tagen du ins Büro gefahren bist. Eine Nichtaufgriffsgrenze bedeutet nur, dass das Finanzamt bei kleinen Beträgen in der Regel nicht nachfragt. Sie macht keine Kosten absetzbar, die nicht entstanden sind.
Und noch ein vierter Begriff spielt mit hinein: Seit 2017 musst du die meisten Belege nicht mehr einreichen, sondern nur vorhalten. Das Finanzamt kann sie bis zur Bestandskraft des Bescheids anfordern. Wer Kosten einträgt, für die es Belege gibt, sollte sie also aufbewahren, auch wenn er sie nicht mitschickt.
Was automatisch abgezogen wird
Diese Beträge setzt das Finanzamt an, ohne dass du etwas eintragen musst. Sie wirken nur, solange deine tatsächlichen Kosten niedriger sind. Liegst du darüber, zählen die tatsächlichen Kosten.
| Pauschbetrag | Höhe 2026 | für wen |
|---|---|---|
| Arbeitnehmer-Pauschbetrag (§ 9a Nr. 1a EStG) | 1.230 € | alle mit Arbeitslohn |
| Werbungskosten-Pauschbetrag für Renten und Pensionen (§ 9a Nr. 1b und 3 EStG) | 102 € | Rentner, Pensionäre |
| Sonderausgaben-Pauschbetrag (§ 10c EStG) | 36 €, Ehepaare 72 € | alle |
| Sparer-Pauschbetrag (§ 20 Abs. 9 EStG) | 1.000 €, Ehepaare 2.000 € | Kapitalerträge, über den Freistellungsauftrag |
Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag ist der wichtigste. Er bestimmt, ab wann sich das Sammeln von Werbungskosten überhaupt lohnt. Laut dem Entwurf der Einkommensteuerreform soll er 2027 auf 1.430 € steigen, beschlossen ist das noch nicht (Steuerpläne ab 2027).
Pauschalen statt Rechnung: Fahrten, Homeoffice, Reisen
Bei diesen Pauschalen fragt das Finanzamt nach Tagen, Kilometern oder Anlässen, nicht nach Kosten. Du musst die Angaben auf Nachfrage plausibel machen können, ein Kalender oder eine einfache Liste reicht meist.
| Pauschale | Höhe 2026 | was du angeben musst |
|---|---|---|
| Entfernungspauschale | 0,38 € je Entfernungskilometer und Arbeitstag | Arbeitstage, einfache Entfernung |
| Homeoffice-Pauschale | 6 € pro Tag, höchstens 1.260 € im Jahr | Homeoffice-Tage |
| Arbeitszimmer-Jahrespauschale | 1.260 € im Jahr statt tatsächlicher Raumkosten | nur wenn das Zimmer Mittelpunkt der Tätigkeit ist |
| Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen (§ 9 Abs. 4a EStG) | 14 € ab 8 Stunden und für An- und Abreisetage, 28 € für volle 24 Stunden | Datum, Dauer, Anlass |
| Kilometerpauschale für Dienstreisen mit dem eigenen Auto | 0,30 € je gefahrenem Kilometer | Fahrtenliste mit Ziel und Anlass |
| Doppelte Haushaltsführung, Heimfahrten | 0,38 € je Entfernungskilometer, eine Fahrt pro Woche | Zahl der Heimfahrten |
Zwei Unterschiede werden oft verwechselt. Die Entfernungspauschale für den Weg zur Arbeit zählt nur die einfache Strecke, aber an jedem Arbeitstag. Die Kilometerpauschale für Dienstreisen zählt jeden gefahrenen Kilometer, hin und zurück, aber mit 0,30 €. Deshalb stehen in der Steuererklärung 0,38 € und 0,30 € nebeneinander, und beides ist richtig.
Erstattet der Arbeitgeber Reisekosten oder Verpflegung steuerfrei, wird das von der Pauschale abgezogen. Doppelt geht nichts.
Pauschalen bei Umzug, Behinderung und Pflege
Auch außerhalb des Arbeitswegs gibt es Pauschbeträge, die dir Einzelbelege ersparen:
- Beruflich veranlasster Umzug: Für sonstige Umzugsauslagen wie Trinkgelder, Ummeldung oder das Anbringen von Lampen und Gardinen gibt es seit dem 1. März 2024 964 € für dich und 643 € für jede weitere Person im Haushalt (BMF-Schreiben vom 28.12.2023). Ein neueres Schreiben mit höheren Werten haben wir nicht gefunden. Die Transportkosten selbst setzt du mit Rechnung an. Für umzugsbedingten Nachhilfeunterricht gibt es bis zu 1.286 € je Kind, dafür brauchst du Belege.
- Behinderten-Pauschbetrag: 384 € bis 2.840 € je nach Grad der Behinderung, 7.400 € bei den Merkzeichen H, Bl oder TBl. Nachweis ist der Schwerbehindertenausweis oder Bescheid, keine Kostenbelege.
- Fahrtkostenpauschale bei Behinderung: 900 € bzw. 4.500 € je nach Grad und Merkzeichen, ohne Fahrtenbuch.
- Pflege-Pauschbetrag: 600 €, 1.100 € oder 1.800 € je nach Pflegegrad, wenn du einen Angehörigen unentgeltlich in seiner oder deiner Wohnung pflegst.
Details zu den letzten drei stehen in Behinderten-Pauschbetrag und Pflege-Pauschbetrag.
Rechenbeispiel: Was die Pauschalen zusammen bringen
Eine Angestellte fährt an 150 Tagen 18 km ins Büro und arbeitet an 70 Tagen zu Hause. Ohne einen einzigen Kostenbeleg kommt sie auf:
| Posten | Betrag |
|---|---|
| Entfernungspauschale: 150 × 18 × 0,38 € | 1.026 € |
| Homeoffice-Pauschale: 70 × 6 € | 420 € |
| Telefon und Internet: 20 € × 12 | 240 € |
| Kontoführung | 16 € |
| Werbungskosten | 1.702 € |
Das sind 472 € mehr als der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 €. Bei 45.000 € zu versteuerndem Einkommen sinkt die Einkommensteuer 2026 damit um rund 157 €. Ohne die beiden kleinen Posten Telefon und Kontoführung wären es 216 € über dem Pauschbetrag und rund 72 € Ersparnis.
Wo eine Schätzung oder ein Kontoauszug reicht
Bei einigen Posten verlangt die Verwaltung keinen Einzelnachweis, sondern akzeptiert vereinfachte Belege oder Pauschalwerte. Sie stehen nicht im Gesetz, sondern in Richtlinien oder in der Praxis der Finanzämter.
Telefon und Internet. Ohne Einzelnachweis werden 20 % der Rechnungsbeträge, höchstens 20 € im Monat als Werbungskosten anerkannt (R 9.1 Abs. 5 LStR), also bis 240 € im Jahr. Du musst nur glaubhaft machen, dass dir beruflich solche Kosten entstehen. Die Rechnungen solltest du trotzdem aufheben, denn die 20 % beziehen sich auf den tatsächlichen Rechnungsbetrag. Wer einen höheren beruflichen Anteil hat, kann ihn über ein Verzeichnis für drei Monate nachweisen.
Kontoführungsgebühren. Die Finanzverwaltung erkennt in der Regel 16 € im Jahr ohne Nachweis an, weil Gehaltskonten auch beruflich genutzt werden. Einen Rechtsanspruch darauf gibt es nicht. Wer mehr ansetzen will, muss die beruflichen Buchungen anteilig nachweisen.
Spenden bis 300 €. Für Einzelspenden bis 300 € reicht statt einer Zuwendungsbestätigung der Kontoauszug oder die Buchungsbestätigung der Bank (§ 50 Abs. 4 EStDV). Das gilt für Spenden an steuerbegünstigte Organisationen, Kirchen und öffentliche Stellen. Bei gemeinnützigen Vereinen muss aus dem Beleg hervorgehen, dass sie steuerbegünstigt sind und wofür die Spende verwendet wird. Viele Vereine stellen dafür einen vorgedruckten Beleg bereit. Die Grenze gilt je Spende, nicht im Jahr. Mehr in Spenden absetzen.
Arbeitsmittel bis etwa 110 €. Viele Finanzämter fragen bei Arbeitsmitteln unter diesem Betrag nicht nach. Eine offizielle, bundesweite Grenze gab es früher, sie wurde aber abgeschafft. Heute ist es eine interne Nichtaufgriffsgrenze, und es gibt keinen Anspruch darauf. Was darüber hinausgeht und wie größere Käufe abgeschrieben werden, steht in Arbeitsmittel absetzen.
Nichtaufgriffsgrenzen sind kein Freibetrag. Sie beschreiben, ab wann ein Finanzamt intern nachfragt, und sie können sich ändern, ohne dass das irgendwo veröffentlicht wird. Eintragen darfst du nur Kosten, die tatsächlich entstanden sind. Wer pauschal 110 € Arbeitsmittel einträgt, ohne etwas gekauft zu haben, macht unrichtige Angaben, auch wenn das Finanzamt nicht nachfragt.
Wo ohne den richtigen Beleg gar nichts geht
Bei einigen Posten ist die Form des Nachweises Voraussetzung für den Abzug. Wer sie nicht erfüllt, bekommt nichts, auch wenn die Kosten unstrittig sind.
| Posten | Was du brauchst | was nicht reicht |
|---|---|---|
| Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen (§ 35a EStG) | Rechnung und Zahlung auf das Konto des Leistenden | Barzahlung, Quittung |
| Kinderbetreuung (§ 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG) | Rechnung und Überweisung | Barzahlung an Babysitter |
| Spenden über 300 € | Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster | Kontoauszug |
| Krankheitskosten | Belege und ärztliche Verordnung, bei Kuren und bestimmten Hilfsmitteln ein vor der Behandlung ausgestelltes amtsärztliches Gutachten | nachträglich ausgestelltes Gutachten |
| Unterhalt an Angehörige | Zahlungsnachweis, bei Angehörigen im Ausland zusätzlich Bedürftigkeitsnachweis | Bargeld ohne Beleg |
| Arbeitsmittel über der Prüfgrenze | Rechnung, bei gemischter Nutzung eine plausible Aufteilung | Schätzung ohne Kaufbeleg |
Am häufigsten scheitert der Abzug bei Handwerkern und Kinderbetreuung an der Barzahlung. Das Gesetz verlangt die Zahlung auf ein Konto ausdrücklich, um Schwarzarbeit zu erschweren. Der Bundesfinanzhof hält das für zulässig.
Sind Pauschalen fair?
Pauschalen sind eine Typisierung: Sie behandeln alle gleich, unabhängig von den tatsächlichen Kosten. Für die Verwaltung ist das eine große Erleichterung. Millionen Steuererklärungen kommen ohne Belegprüfung aus, und die Finanzämter können ihre Prüfkapazität dort einsetzen, wo es um viel Geld geht.
Kritiker wenden ein, dass Pauschalen Mitnahmeeffekte erzeugen. Die Entfernungspauschale bekommt auch, wer mit dem Fahrrad fährt, und die Homeoffice-Pauschale auch, wer kaum zusätzliche Kosten hat. Andere halten dagegen, dass genau diese Gleichbehandlung gewollt ist: Wer günstig zur Arbeit kommt, soll nicht schlechter stehen als jemand mit teurem Auto. Und wer hohe tatsächliche Kosten hat, kann sie weiterhin einzeln nachweisen.
Bei den Nichtaufgriffsgrenzen ist die Kritik grundsätzlicher. Sie sind nicht veröffentlicht, unterscheiden sich zwischen Finanzämtern und begünstigen alle, die sie kennen. Für die Verwaltung sind sie ein Mittel, um Kleinbeträge nicht prüfen zu müssen. Ob das gerecht ist, hängt davon ab, ob man Gleichbehandlung oder Verwaltungsaufwand stärker gewichtet.
Kurz zusammengefasst
- Pauschbeträge wie der Arbeitnehmer-Pauschbetrag (1.230 €) und der Sonderausgaben-Pauschbetrag (36 €) werden automatisch abgezogen.
- Pauschalen statt Einzelnachweis: Entfernungspauschale 0,38 €/km, Homeoffice 6 € pro Tag bis 1.260 €, Verpflegung 14 €/28 €, Dienstreisen 0,30 €/km, Umzug 964 € plus 643 € je weitere Person. Keine Kostenbelege, aber plausible Angaben zu Tagen und Kilometern.
- Vereinfachte Nachweise: Telefon und Internet 20 % bis 20 € im Monat, Kontoführung 16 €, Spenden bis 300 € per Kontoauszug.
- Nichtaufgriffsgrenzen wie 110 € für Arbeitsmittel sind interne Praxis, kein Anspruch und kein Freibetrag. Eintragen darfst du nur tatsächliche Kosten.
- Ohne Rechnung und Überweisung nichts: Handwerker, haushaltsnahe Dienstleistungen und Kinderbetreuung. Spenden über 300 € brauchen eine Zuwendungsbestätigung.
- Belege musst du seit 2017 nicht einreichen, aber aufbewahren.
Quellen:
- § 9 EStG (Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Entfernungspauschale, Nr. 5 doppelte Haushaltsführung, Abs. 4a Verpflegungsmehraufwand), § 9a EStG (Pauschbeträge für Werbungskosten), § 10c EStG (Sonderausgaben-Pauschbetrag), § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b und 6c EStG (Arbeitszimmer, Homeoffice-Pauschale), § 33b EStG (Behinderten- und Pflege-Pauschbetrag), § 35a EStG (Zahlung auf das Konto)
- § 50 Abs. 4 EStDV (vereinfachter Zuwendungsnachweis bis 300 €)
- R 9.1 Abs. 5 LStR (Telekommunikation 20 %, höchstens 20 € monatlich); VLH: Telefon- und Internetkosten absetzen
- Haufe: Werbungskosten-ABC, Kontoführungsgebühren (16 € ohne Nachweis)
- VLH: Nichtaufgriffsgrenze, was ist das? und Taxfix: Nichtbeanstandungsgrenzen (110 € Arbeitsmittel, kein Rechtsanspruch, offizielle Grenze früher abgeschafft)
- BMF-Schreiben vom 28.12.2023, IV C 5 – S 2353/20/10004 :003, BStBl I 2024 S. 84 (Umzugskostenpauschalen ab 01.03.2024: 964 €, 643 €, Nachhilfe 1.286 €); Haufe: Pauschalen für Umzugskosten
- Rechenbeispiel: eigene Berechnung mit dem Einkommensteuertarif 2026 (§ 32a EStG)