Arbeitsmittel absetzen: Laptop, Handy, Schreibtisch, was sofort zählt und was über Jahre abgeschrieben wird

Ende November ist die Zeit, in der viele Laptop, Monitor oder Bürostuhl kaufen, und gleich danach kommt die Frage: Kann ich das absetzen, und wie viel bringt es? Die Antwort hängt an drei Regeln, die sich je nach Gerät unterscheiden, und an einem Pauschbetrag, der den Effekt oft ganz schluckt.

Dieser Artikel ordnet die Regeln für Arbeitnehmer, zeigt mit Beispielrechnungen, was ein Kauf netto bringt, und erklärt, worauf du beim Privatanteil und beim Kaufdatum achten solltest. Wie Arbeitsmittel überhaupt in die Systematik der Steuererklärung passen, steht in Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen.

Was ist ein Arbeitsmittel?

Arbeitsmittel sind Gegenstände, die du unmittelbar für deine Arbeit nutzt. Das Gesetz nennt Werkzeuge und typische Berufskleidung als Beispiele (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG). In der Praxis gehören dazu:

• Computer, Laptop, Tablet, Monitor, Drucker, Tastatur, Maus, Headset, Webcam, Software
• Smartphone und Telefon
• Schreibtisch, Bürostuhl, Regal und Schreibtischlampe, auch ohne eigenes Arbeitszimmer
• Fachbücher und Fachzeitschriften
• Werkzeug, Musikinstrumente bei Musikern, typische Berufskleidung wie Kittel, Sicherheitsschuhe oder Robe

Nicht dazu gehört, was du auch privat in gleicher Weise brauchst, zum Beispiel ein normaler Anzug, eine Armbanduhr oder Alltagsschuhe. Auch wenn du sie nur im Büro trägst, sieht das Finanzamt darin keine typische Berufskleidung.

Arbeitsmittel sind zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale und zum häuslichen Arbeitszimmer absetzbar. Die Tagespauschale von 6 € deckt die Raumkosten ab, nicht den Laptop und nicht den Schreibtisch.

Stellt dir der Arbeitgeber das Gerät, kannst du nichts absetzen, denn du hast keine Kosten. Die private Nutzung eines Dienst-Laptops oder Dienst-Handys ist für dich steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG).

Drei Regeln: sofort, sofort bis 952 €, oder über Jahre

Wie schnell ein Arbeitsmittel wirkt, entscheidet sich daran, was es ist und was es kostet:

Die Grenze von 800 € gilt ohne Umsatzsteuer, weil das Gesetz auf die Anschaffungskosten abzüglich Vorsteuer abstellt (§ 6 Abs. 2 EStG). Arbeitnehmer zahlen aber den Bruttopreis, deshalb rechnet man in der Praxis mit 952 €. Ein Fachbuch mit 7 % Umsatzsteuer darf bis 856 € kosten. Die Grenze gilt je Gegenstand. Ein Schreibtisch für 700 € und ein Stuhl für 600 € sind beide sofort absetzbar, auch wenn sie zusammen 1.300 € kosten.

Die Ein-Jahres-Regel für Computer

Seit 2021 darf für Computerhardware und Software eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden. Das Bundesfinanzministerium hat das zuerst im Februar 2021 geregelt und mit dem Schreiben vom 22. Februar 2022 präzisiert. Begünstigt sind Computer, Notebooks, Desktop-Thin-Clients, Workstations, Dockingstations, externe Speicher und Netzteile und Peripheriegeräte wie Tastatur, Maus, Monitor, Drucker, Scanner, Headset oder Webcam. Dazu kommt Betriebs- und Anwendersoftware.

Das BMF beanstandet ausdrücklich nicht, wenn der volle Betrag im Kaufjahr abgezogen wird, auch bei einem Kauf im Dezember. Ein Laptop für 1.500 €, gekauft am 28. November, zählt also 2026 komplett.

Smartphones gehören nicht dazu. Sie werden nach der amtlichen AfA-Tabelle über fünf Jahre abgeschrieben, wenn sie mehr als 952 € kosten. Bei Tablets ist die Einordnung nicht eindeutig. Das BMF-Schreiben nennt sie nicht ausdrücklich, in der Fachliteratur werden sie teils als Notebook eingeordnet, teils nicht. Wer ein Tablet über 952 € beruflich nutzt, sollte damit rechnen, dass das Finanzamt nachfragt.

Abschreibung für alles andere

Was nicht unter die Computerregel fällt und mehr als 952 € kostet, wird über die Nutzungsdauer verteilt (§ 7 Abs. 1 EStG). Die Jahre stehen in der amtlichen AfA-Tabelle, zum Beispiel:

Im Kaufjahr zählt nur der Anteil für die Monate ab der Anschaffung. Ein Schreibtisch für 1.300 €, geliefert im November, bringt 2026 also nur 1.300 € ÷ 13 × 2⁄12 = 16,67 €. In den folgenden zwölf Jahren kommen jeweils 100 € dazu, im letzten der Rest. Derselbe Schreibtisch für 900 € wäre 2026 komplett absetzbar.

Was bringt ein Laptop netto? Drei Beispiele

Ob ein Arbeitsmittel überhaupt Steuern spart, entscheidet der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € (§ 9a EStG). Das Finanzamt zieht ihn bei jedem Arbeitnehmer automatisch ab. Deine tatsächlichen Werbungskosten zählen nur, wenn sie zusammen höher sind, und dann nur mit dem Betrag, der darüber hinausgeht.

Alle Beispiele rechnen mit dem Einkommensteuertarif 2026, ohne Kirchensteuer. Der Solidaritätszuschlag fällt bei diesen Einkommen nicht an.

Anna bekommt rund ein Drittel des beruflichen Anteils zurück. Das entspricht ihrem Grenzsteuersatz von gut 33 %. Bei 30.000 € zu versteuerndem Einkommen wären es für dieselben 600 € nur 169 €.

Beispiel 2: kurzer Arbeitsweg. Ben wohnt 5 km vom Büro entfernt. Seine Fahrten ergeben 5 × 0,38 € × 210 = 399 €. Mit dem Laptop-Anteil von 600 € kommt er auf 999 €, also immer noch unter 1.230 €. Der Kauf spart ihm keinen Euro, weil das Finanzamt ohnehin den Pauschbetrag ansetzt. Lohnen würde es sich für Ben erst, wenn weitere Kosten dazukommen, etwa Homeoffice-Tage, Fortbildung oder Gewerkschaftsbeitrag.

Beispiel 3: Smartphone für 1.100 €. Gekauft im November, zur Hälfte beruflich genutzt. Weil es über 952 € kostet, gilt die Abschreibung über fünf Jahre: 1.100 € ÷ 5 × 2⁄12 × 50 % = 18,33 € im Jahr 2026, danach 110 € pro Jahr. Ein Modell für 900 € wäre mit 450 € sofort absetzbar.

Wer nahe am Pauschbetrag liegt, kann Käufe bündeln: alles in einem Jahr, im anderen nimmt man den Pauschbetrag mit. Laut dem Entwurf der Einkommensteuerreform soll der Pauschbetrag 2027 auf 1.430 € steigen. Wie sich das Vorziehen dann rechnet, zeigt Steuern sparen vor dem Jahreswechsel 2026.

Privat mitgenutzt: wie du aufteilst

Kaum ein Laptop wird nur beruflich genutzt. Der Bundesfinanzhof hat dafür eine praxistaugliche Linie gezogen (Urteil vom 19.02.2004, VI R 135/01):

• Private Nutzung bis etwa 10 %: Das Gerät zählt voll als Arbeitsmittel.
• Mehr private Nutzung: Die Kosten werden aufgeteilt. Eine hälftige Aufteilung ist ohne weiteren Nachweis zulässig.
• Höherer beruflicher Anteil als 50 %: möglich, aber du musst ihn glaubhaft machen, etwa mit einer Bescheinigung des Arbeitgebers, dass du regelmäßig von zu Hause arbeitest und kein Dienstgerät hast.

Für Möbel ist das selten ein Thema. Ein Schreibtisch, der in einer Arbeitsecke steht und nur für die Arbeit genutzt wird, zählt in der Regel voll. Anders der Esstisch, an dem du zweimal pro Woche den Laptop aufklappst: Er ist kein Arbeitsmittel.

Handy- und Internetkosten

Die laufenden Kosten für Mobilfunkvertrag und Internet sind keine Arbeitsmittel, sondern eigene Werbungskosten. Ohne Einzelnachweis erkennt das Finanzamt 20 % der Rechnungsbeträge an, höchstens 20 € im Monat, also bis 240 € im Jahr (R 9.1 Abs. 5 LStR). Voraussetzung ist, dass dir beruflich überhaupt solche Kosten entstehen. Dabei kann der Durchschnitt aus drei repräsentativen Monaten fürs ganze Jahr angesetzt werden. Was dir der Arbeitgeber steuerfrei erstattet, wird abgezogen.

Kaufdatum, Belege und häufige Fehler

Es zählt die Lieferung, nicht die Bestellung. Abschreibung und Sofortabzug knüpfen an die Anschaffung an, also daran, wann du das Gerät bekommst. Ein Laptop, der am Black Friday bestellt und erst am 5. Januar geliefert wird, gehört in die Steuererklärung 2027. Wer ein Arbeitsmittel noch für 2026 absetzen will, sollte auf eine Lieferung bis zum 31. Dezember achten. Bei Ratenkauf zählt ebenfalls die Anschaffung, nicht die Raten.

Belege aufbewahren, nicht einreichen. Seit 2017 musst du Rechnungen nicht mehr mit der Steuererklärung einschicken, sondern nur auf Nachfrage vorlegen. Bei größeren Beträgen wie einem Laptop für 1.500 € solltest du mit einer Nachfrage rechnen. Halte die Rechnung bereit und notiere kurz, wofür du das Gerät beruflich brauchst.

Kleine Beträge ohne Beleg. Viele Finanzämter akzeptieren Arbeitsmittel bis etwa 110 € im Jahr ohne Nachweis. Das ist eine interne Nichtaufgriffsgrenze, kein Rechtsanspruch. Mehr dazu und zu anderen Pauschalen steht in Pauschalen in der Steuererklärung.

Privat gekauft, später beruflich genutzt. Wird ein Gerät, das du privat angeschafft hast, später Arbeitsmittel, kannst du nur den Restwert absetzen. Er wird berechnet, als ob du das Gerät seit dem Kauf abgeschrieben hättest. Bei Computern ist er nach einem Jahr null.

Rückerstattung nicht vergessen. Zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss zum Laptop oder Bürostuhl, mindert der steuerfreie Teil deine Werbungskosten.

Studierende, Azubis und Kleinunternehmer

Studierende im Erststudium setzen Arbeitsmittel nicht als Werbungskosten, sondern als Sonderausgaben ab, bis 6.000 € im Jahr. Sie wirken nur, wenn im selben Jahr Einkommensteuer anfällt. Azubis und Studierende im Zweitstudium oder Master haben Werbungskosten. Ein Verlust daraus kann in spätere Jahre vorgetragen werden, und so wirkt der Laptop von heute erst nach dem Berufseinstieg. Wie das funktioniert, steht in Steuererklärung für Studenten und Azubis.

Kleinunternehmer und Selbstständige setzen Arbeitsmittel als Betriebsausgaben ab. Auch hier gelten die Computerregel und die Grenze von 800 € ohne Umsatzsteuer. Zusätzlich gibt es den Sammelposten für Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 1.000 €, die gleichmäßig über fünf Jahre abgeschrieben werden (§ 6 Abs. 2a EStG). Wer ihn wählt, muss ihn für alle Wirtschaftsgüter dieser Spanne im selben Jahr anwenden. Weil Kleinunternehmer keine Vorsteuer ziehen, zählt der Bruttopreis als Betriebsausgabe, die Grenze bemisst sich aber am Nettobetrag. Mehr zur Kleinunternehmerregelung in Kleinunternehmerregelung 2026.

So trägst du Arbeitsmittel in die Steuererklärung ein

Arbeitnehmer tragen Arbeitsmittel in der Anlage N im Abschnitt Werbungskosten ein, Zeile „Arbeitsmittel“. Gefragt wird nach Art und Betrag. Bei mehreren Gegenständen genügt eine Sammelangabe mit einer Liste auf Nachfrage. Bei abgeschriebenen Gegenständen trägst du jedes Jahr nur den Jahresbetrag ein, also beim Schreibtisch aus dem Beispiel 16,67 € für 2026 und 100 € für 2027.

Steuersoftware rechnet die Abschreibung meist selbst, wenn du Kaufdatum und Preis angibst. Welche Programme das gut können, vergleicht Steuererklärung selbst machen: Steuersoftware im Vergleich.

Kurz zusammengefasst

• Computer, Laptop, Monitor, Drucker, Zubehör und Software zählen im Kaufjahr komplett, egal wie teuer (Nutzungsdauer ein Jahr, BMF-Schreiben vom 22.02.2022).
• Andere Arbeitsmittel bis 800 € ohne Umsatzsteuer, also 952 € Kaufpreis (Bücher: 856 €), sind sofort absetzbar. Die Grenze gilt je Gegenstand.
• Teurere Arbeitsmittel werden abgeschrieben: Büromöbel über 13 Jahre, Smartphones über 5 Jahre, im Kaufjahr monatsgenau.
• Ein Steuereffekt entsteht nur, wenn die Werbungskosten insgesamt über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € liegen. Bei kurzem Arbeitsweg bringt ein Laptop oft nichts.
• Privat mitgenutzt: bis etwa 10 % unschädlich, sonst ohne Nachweis hälftig aufteilen.
• Handy- und Internetvertrag: 20 % der Rechnung, höchstens 20 € im Monat, ohne Einzelnachweis.
• Für das Steuerjahr zählt die Lieferung, nicht die Bestellung.

Quellen:

• § 9 EStG (Abs. 1 Satz 3 Nr. 6: Arbeitsmittel, Verweis auf § 6 Abs. 2 und § 7), § 9a EStG (Arbeitnehmer-Pauschbetrag 1.230 €), § 6 EStG (Abs. 2: 800 €, Abs. 2a: Sammelposten), § 7 EStG (Abs. 1 Satz 4: monatsgenaue AfA), § 3 Nr. 45 EStG (Dienstgeräte)
• BMF-Schreiben vom 22.02.2022, IV C 3 – S 2190/21/10002 :025, BStBl I 2022 S. 187 (Nutzungsdauer von Computerhardware und Software, ersetzt das Schreiben vom 26.02.2021); Zusammenfassungen bei IHK Bayreuth und Lohnsteuer kompakt (Smartphones nicht begünstigt)
• BFH, Urteil vom 19.02.2004, VI R 135/01 (Computer bei privater Mitbenutzung: Aufteilung, hälftige Schätzung zulässig)
• R 9.1 Abs. 5 LStR (Telekommunikationskosten 20 %, höchstens 20 € im Monat); VLH: Telefon- und Internetkosten absetzen
• Amtliche AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter (Büromöbel 13 Jahre, Mobilfunkendgeräte 5 Jahre)
• VLH: Geringwertiges Wirtschaftsgut (800 € netto, 952 € brutto)
• VLH: Nichtaufgriffsgrenze (110 € Arbeitsmittel, kein Rechtsanspruch)
• Rechenbeispiele: eigene Berechnung mit dem Einkommensteuertarif 2026 (§ 32a EStG), Pendlerpauschale 0,38 € je Kilometer

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